همه ابزارها
دبیرخانه و امور سازمانی
اتوماسیون اداری
نامه‌های اداری، دفتر اندیکاتور، روش‌های اجرایی شرکت و تأییدها را مدیریت کنید.
مسیر یک نامه در دبیرخانه
- تنظیم مسئولیت‌ها
مشخص کنید کدام واحد نامه را ثبت می‌کند و چه کسی مسئول بررسی است.
- ثبت در دفتر اندیکاتور
اطلاعات نامه را وارد کنید و شماره رسمی را از سری مربوط بگیرید.
- ارجاع و پیگیری
نامه را به مسئول بعدی ارجاع دهید و مسیر آن را در کارتابل ببینید.
- بررسی سابقه
امضاها، پی‌نوشت‌ها و اصلاحیه‌ها را در سابقه همان نامه مرور کنید.
با فرم آماده شروع کنید
مثلاً فرم درخواست پروژه، اولویت و مهلت را از قبل می‌پرسد. سؤال‌ها را برای درخواست اداری خود ویرایش کنید.
تنظیمات مخصوص سازمان شما
مدیر سازمان، تأییدکننده‌ها، دفتر ثبت و سری شماره‌گذاری را برای همین فرایند تعیین می‌کند.
مشاهده قالب‌های فرمساختار سازمانی و روش‌های اجرایی
- چارت سازمانی و واحدهای شرکت
- ساخت روابط سازمانی، اتصال تیم‌های موجود و تأیید و چاپ نسخه کنترل‌شده چارت. از پلن کسب‌وکار؛ با تنظیمات شرکت و مجوزهای مربوط.
- کد واحدها، سلسله‌مراتب و شرح مسئولیت‌ها
- نام فارسی و انگلیسی واحدها، جایگاه هر واحد و مسئول آن را ثبت کنید و تیم‌های موجود را به واحدها پیوند دهید.
- تأیید، نگهداری و چاپ نسخه‌های چارت
- چارت در دست ویرایش را جدا از نسخه مصوب نگه دارید. هنگام انتشار، شماره نسخه و دلیل تغییر ثبت می‌شود.
- مدیریت سیستم‌ها و روش‌ها
- مالک شرکت مدیر سیستم‌ها و روش‌ها را منصوب می‌کند. مدیر منصوب‌شده روش‌ها، مسئولیت‌ها، استانداردها، فرایند تأیید و سیاست نگهداری سوابق را مدیریت می‌کند.
- کد روش اجرایی، استانداردهای مرجع و سیاست نگهداری
- مدیر سیستم‌ها و روش‌ها، روش اجرایی، استاندارد و ویرایش مرجع، مسئولیت‌ها، فرایند تأیید و سیاست نگهداری را ثبت می‌کند. تأییدکننده و دلیل هر تغییر حفظ می‌شود.
دفتر اندیکاتور و ثبت رسمی
- شماره‌گذاری رسمی و دفتر اندیکاتور
- سری‌های مستقل شرکت و واحدها، پیشوند، تقویم شمسی و میلادی، شمارنده سالانه یا پیوسته، سقف و هشدار ظرفیت. صدور شماره در سرور به فعال‌بودن شرکت و مدیر منصوب‌شده نیاز دارد.
- سری شماره‌های مستقل شرکت و واحدها
- برای هر دفتر، پیشوند، شماره آغاز، تعداد رقم و کاربرد را تعیین کنید. تاریخ شمسی یا میلادی، منطقه زمانی و شماره‌گذاری سالانه یا پیوسته قابل انتخاب است.
- پیش‌نمایش شماره، هشدار ظرفیت و بستن سری
- قالب شماره را پیش از صدور ببینید. سقف و آستانه هشدار را تعیین کنید، سری را متوقف یا بایگانی کنید و برای تغییر قالب، سری جانشین بسازید.
- ثبت رسمی در تسک، فرم و سند
- فیلد ثبت رسمی ثابت، انتخابی یا با تکمیل بعدی از سری‌های تأییدشده. تسک، پاسخ فرم و سند از دفتر شماره‌گذاری محافظت‌شده مشترک استفاده می‌کنند؛ مقدار نهایی با ویرایش عادی تغییر نمی‌کند.
- فیلد ثبت با سری ثابت، انتخابی یا تکمیل در مرحله بعد
- سری مجاز را برای تسک، فرم یا سند تعیین کنید. شماره رسمی در مرحله تنظیم‌شده صادر می‌شود و تسک ساخته‌شده از فرم می‌تواند همان شماره را داشته باشد.
- صدور شماره هنگام ارسال یا نهایی‌سازی
- شماره رسمی در مرحله تعیین‌شده، هنگام ارسال داخلی مجاز یا نهایی‌سازی رکورد صادر می‌شود. صدور شماره برای فرم عمومی نیازمند مجوز صریح است.
- ورود کنترل‌شده سوابق قدیمی دبیرخانه
- مدیر منصوب‌شده پیش از ورود سوابق شماره‌گذاری قبلی، داده‌ها را بررسی می‌کند تا شماره‌های پیشین در دفتر ثبت حفظ شوند.
- بررسی سلامت شماره‌گذاری و گزارش رویدادها
- مدیر منصوب‌شده می‌تواند شمارنده‌های سری، پیوند رکوردها و عملیات ثبت در انتظار یا ناموفق را بررسی کند. در سابقه رویدادها مشخص است چه کسی سیاست را تغییر داده یا شماره را صادر کرده است.
دبیرخانه و کارتابل مکاتبات
- دبیرخانه و دفتر مکاتبات وارده، صادره و داخلی
- ثبت سند و نامه با جهت مکاتبه، تاریخ، سری تأییدشده و نهایی‌سازی. اعضای مجاز می‌توانند دفتر را جستجو و صفحه جاری را به CSV صادر کنند.
- مشخصات نامه، عطف، پیرو و شماره مرجع
- موضوع، فرستنده، گیرنده، تاریخ، شماره نامه فرستنده، فوریت و کد بایگانی را ثبت کنید. نامه عطف یا پیرو را به شماره نامه مرتبط پیوند دهید.
- کارتابل مکاتبات، جست‌وجو و خروجی فیلترشده
- نامه‌ها را بر اساس شماره رسمی، موضوع، طرف مکاتبه، تاریخ، نوع نامه یا وضعیت تأیید پیدا کنید. ارجاع‌های سررسیدگذشته را ببینید و از موارد مجاز خروجی بگیرید.
- جست‌وجوی دفتر ثبت و خروجی CSV
- در ثبت‌های مجاز جست‌وجو کنید و از صفحه فعلی نتایج خروجی بگیرید. یک رکورد می‌تواند در چند دفتر شماره داشته باشد.
ارجاع و محرمانگی
- ارجاع مکاتبات، مهلت اقدام و جانشین غیبت
- ارجاع نامه یا پاسخ به افراد، سمت‌ها و واحدهای شرکت؛ ارجاع مجدد با مجوز، ثبت نتیجه و پیگیری اقدام دیرشده. ارجاع تکی و گروهی به پاسخ و شماره رسمی اصلی متصل می‌ماند.
- درخت ارجاع، ارجاع مجدد و ثبت نتیجه اقدام
- دستور اقدام را برای فرد، سمت یا مدیر واحد بفرستید. دریافت‌کننده مجاز می‌تواند نامه را دوباره ارجاع دهد، نتیجه را ثبت کند و مسیر ارجاع را روی همان نامه ببیند.
- ارجاع گروهی از کارتابل مکاتبات
- تا ۵۰ پاسخ تحت مدیریت را از کارتابل انتخاب و یکجا ارجاع دهید و نتیجه هر مورد را جداگانه ببینید.
- مسئول سمت، جانشین زمان غیبت و پیگیری تأخیر
- متصدی هر سمت و بازه جانشینی در زمان غیبت را تعیین کنید. مهلت ارجاع، اعلان تأخیر و سابقه فرد اقدام‌کننده قابل پیگیری است.
- مکاتبات محرمانه و رونوشت با دسترسی کنترل‌شده
- مدیران شرکت سطح عادی، محرمانه یا سری را تعیین می‌کنند. مشاهده، پیوست خصوصی و رونوشت کامل یا خلاصه با عضویت و سطح دسترسی فعلی کنترل می‌شود؛ نسخه‌های امضاشده قبلی قابل پیگیری می‌مانند.
- سطح محرمانگی و رونوشت کامل یا خلاصه
- سطح دسترسی عادی، محرمانه یا سری را تعیین کنید. رونوشت خلاصه فقط موضوع و شماره‌های رسمی را نشان می‌دهد. رونوشت کامل و پیوست‌های خصوصی مجوز متناسب می‌خواهند.
امضا، اصلاحیه و سوابق ثبت
- پی‌نوشت نامه (پ.ن)، اصلاح پاسخ و تجدید امضا
- نویسنده، دلیل تغییر، پاسخ‌ها و امضاهای قبلی هر نسخه نامه حفظ می‌شود. نسخه اصلاح‌شده دوباره برای امضاها و تأییدهای لازم ارسال می‌شود.
- دعوت خصوصی از امضاکننده بیرونی نامه
- برای امضای فیلدی مشخص، پیوند خصوصی در اختیار امضاکننده بیرونی قرار دهید. روش امضا و نسخه ثبت می‌شود و برای نامه اصلاح‌شده دعوت تازه لازم است.
- کنترل تأییدها و امضاها پیش از ثبت نهایی
- فیلدهای الزامی، امضاها و تأیید گروه‌ها باید برای نسخه فعلی تکمیل شوند. اصلاحیه رسمی به نسخه اصلی قفل‌شده پیوند می‌خورد.
- اصلاح رسمی، ابطال شماره و تاریخچه صدور
- برای رکورد نهایی‌شده یک اصلاحیه پیوندشده باز کنید یا ثبت را با ذکر دلیل باطل کنید. شماره اصلی و سابقه آن حفظ می‌شوند.
- نسخه‌های تأییدشده و تاریخچه قابل پیگیری ثبت
- نگهداری نسخه تأییدشده چارت، دلیل تغییر، رویداد صدور و شماره‌های ابطال‌شده. ورود سوابق قبلی، ابطال و اصلاح رسمی با بررسی مدیر منصوب‌شده انجام می‌شود؛ دسترسی به هر رکورد جداگانه کنترل می‌شود.
- خروجی PDF خصوصی نامه و سوابق تأیید
- از نسخه فعلی نامه همراه با شماره‌های رسمی، پاسخ‌ها، امضاها، تصمیم‌های تأیید، پی‌نوشت‌ها و اثر انگشت محتوا PDF بگیرید. دسترسی تابع مجوز نامه است.